|
|
|
|---|---|
| Documentos | Prazo de Guarda e Conservação |
| Documentos Previdenciários | |
| Obs.: Na hipótese de dolo, fraude ou simulação o INSS, a qualquer tempo poderá apurar e constituir seus créditos (Decreto n 3.048/99, art. 348) | |
| - GPS original (Guia da Previdência Social); | 10 anos |
| - Folha de pagamento. | |
| - Recibos de pagamento; | |
| - Atestados médicos; | |
| - Ficha de salário-família; | |
| - Ficha de salário-maternidade. | |
| - CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho); | |
| - Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS (salário-família e salário- maternidade). | |
| Documentos relacionados ao FGTS | |
| - Depósitos do FGTS (GFIP). | 30 anos |
| Prática Trabalhista | |
| - Acordo de Compensação de Horas; | 5 anos durante a vigência do contrato e 2 anos após a rescisão |
| - Acordo de Prorrogação de Horas; | |
| - Adiantamento Salarial; | |
| - Autorização de descontos não previstos em lei; | |
| - Controles de ponto; | |
| - Contrato de trabalho e suas alterações; | |
| - Recibos de abonos pecuniários (férias); | |
| - Recibos de gozo de férias; | |
| - Recibos de entrega de vale-transporte. | |
| - Aviso prévio; | 2 anos após a rescisão |
| - TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho); | |
| - Pedido de demissão e quaisquer outros documentos rescisórios. | |
| Seguro-Desemprego | |
| - SD (Requerimento de Seguro-Desemprego); | 5 anos |
| - CD (Comunicado de Dispensa) | |
| Programa de Integração Social - PIS | |
| - Documentos comprobatórios dos pagamentos e da base-de-cálculo das contribuições. | 10 anos |
| CAGED - Cadastro Geral de Empregos e Desempregados | |
| - Formulário padronizado - CAGED; | 36 meses a contar da postagem |
| - Recibos de entrega do arquivo gerado em meio eletrônico. | |
| RAIS - Relação Anual de Informações Sociais | |
| - Formulário padronizado ou recibos de entrega do arquivo gerado em meio eletrônico - RAIS | 5 anos |
| Contribuição Sindical | |
| - GRCS (Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical). | 5 anos |
| Salário-Educação | |
| - Recibos de Salário-Educação | 10 anos |
| - Documentos de convênios | |
| Segurança e Medicina do Trabalho | |
| - ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) | 20 anos após a rescisão |
| - CIPA - Documentos relativos à eleição | 5 anos |
| - CIPA - Livros de ata. | Prazo indeterminado |
| - SESMT - Comprovante de entrega do Mapa Anual de Acidente do Trabalho. | 5 anos |
| - PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) | 20 anos |
| - Declaração de instalação | Prazo indeterminado |
| - Estabelecimentos novos (NR 2). | |
| - Resumo Estatístico Anual | 3 anos |
| - Empresas de construção civil (NR 18) | |
| - Registro de Segurança | Tempo de manutenção do equipamento |
| - Caldeiras e vasos de pressão (NR 13) | |
| Livros de Apresentação Obrigatória à Fiscalização | |
| - Livro Diário | 10 anos |
| - Livros de Inspeção do Trabalho | Prazo indeterminado |
| - Livros de Registro de Empregados | Prazo indeterminado |
| Outros | |
| - Impostos retidos | 5 anos |
| - PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) | 20 anos |
Informações importantes:
De acordo com o art. 3º da Lei nº 12.682/2012, um documento digital terá o mesmo valor probatório que o seu respectivo original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma a manter a integridade e a autenticidade do documento, com o emprego de certificado digital regulado pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Ou seja, não basta escanear os documentos da sua empresa e pensar que as cópias digitais terão o mesmo valor jurídico que os seus respectivos originais.
Muitos documentos não têm necessidade de serem impressos, como, por exemplo, Notas Fiscais Eletrônicas, boletos bancários, comprovantes de pagamentos eletrônicos, relatórios gerenciais internos extraídos de um software, etc. Todos esses documentos podem ser guardados apenas digitalmente.
